كيفية كتابة تقرير وظيفي هو ما سنتعلم منه في هذه المقالة، حيث يجد بعض الأشخاص صعوبة في كتابة تقرير وظيفي في الشركة أو المؤسسة التي يعملون بها وبالتالي قد يعودون إليه سلبًا أثناء العمل، وسيقدمونه مع تفاصيل حول تعريف تقرير العمل وكيفية كتابة تقرير العمل وأهميته، بالإضافة إلى توفير الخطوات التفصيلية لكتابة تقرير العمل، ومعرفة خصائص هذا التقرير.
محتويات
ما هو تقرير العمل
تقرير العمل هو أحد النماذج المستخدمة للتواصل بين الوحدات الإدارية داخل نفس المنظمة، ويمكن أن تكون تقارير العمل مكتوبة أو شفهية، وتتميز التقارير بالكفاءة في ربط الأجزاء المختلفة للمنظمة أو الشركة، و الإدارة العليا للشركات مستعدة دائمًا لاستخدام تقارير الوظائف للوصول إلى الأدوات والمعلومات والحقائق التي تساعد على مراقبة تدفق العمل عن كثب، دون عوائق أو عقبات، حيث أنه من خلال هذه التقارير يمكن التحقق من إنجازات الموظفين داخل الشركة ومعرفة حجمها وتأثيرها ومعرفة مدى ملاءمتها للخطة العامة للشركة، تساعد التقارير الجميع في الحصول على معلومات كافية عن الوحدات والمواقع المختلفة داخل الشركة أو المؤسسة، وبالتالي إمكانية إصدار أحكام حول العمل، سريتها وقابليتها للتطبيق، وتطبيق الأوامر والمتطلبات متطلبات الموظف.
كيف تكتب تقرير الأعمال
هناك خطوات تحتاج إلى اتخاذها لكتابة تقرير وظيفي جيد ومتكامل، حيث يجب أن يتضمن التقرير الجوانب الإيجابية المختلفة التي حدثت أثناء سير الوظيفة، والنتائج التي تم الحصول عليها، وسيتم سرد خطوات الكتابة أدناه . تقرير عمل بشرح طريقة بسيطة وواضحة
تحديد الغرض والموضوع من تقرير الوظيفة.
تعد هذه الخطوة من أهم الخطوات أثناء كتابة تقرير العمل، حيث يتم تحديد الهدف من التقرير، وبالتالي معرفة الموضوع المراد تناوله. يجب أن تكون أهداف كتابة التقرير مدعومة بشكل مباشر من قبل المدير لتحقيق ما هو مطلوب، وتختلف متابعة كتابة التقرير حسب الأهداف والموضوعات التي يتم تناولها.
التخطيط والإعداد لكتابة التقرير.
قبل البدء في كتابة تقرير العمل لا بد من التحضير لكتابته، ولهذا يجب مراعاة العديد من النقاط، وأهم هذه النقاط سيتم طرحها أدناه
- كتابة ملخص التقرير بحيث يتضمن الملخص ملخصًا للموضوع الذي سيتناوله التقرير، وتكون المعلومات واضحة وذات أهداف واضحة.
- النظر في الملخص لا ينبغي إهمال الملخص خلال الفترة المشمولة بالتقرير، بحيث يكون الكاتب منتبهًا لكيفية ولمن يُكتب التقرير، وبالتالي فهو يقظ للتركيز على المعلومات المهمة في التقرير.
اختر الشرح طريقة الصحيحة لكتابة تقرير الوظيفة
بعد معرفة الأهداف والموضوع لا بد من اختيار شرح طريقة مناسبة للتقرير، بحيث تكون متسقة مع المعلومات الواردة فيه ومع الجزء الذي سيُعرض عليه تقرير العمل، مثل اختيار نوع التقرير. نغمة، رنه. شرح طريقة الكلام والكلام، وفي هذه الحالة يجب أن تكون على دراية جيدة بالشخص الذي سيقدم لك التقرير. من بين الأشياء التي يجب توضيحها عند اختبار شرح طريقة كتابة التقرير ما يلي
- يجب أن يكون كاتب التقرير على دراية بالقراء الذين تتم مخاطبتهم من خلال تقريرهم.
- يجب أن يتأكد الكاتب من أن تقريره مفيد ومناسب لمختلف الأشخاص الذين سيقرؤونه.
- ينبغي توضيح المعلومات المختلفة الواردة في التقرير، مهما بدت بسيطة.
- وتجدر الإشارة إلى أن التقرير يستهدف فئة معينة من الناس، حتى لا يضيع الغرض من التقرير، ولا يقلق من لا ينتمون إليه.
انتبه لأسلوب الكتابة
عند كتابة تقرير العمل لا بد من استخدام لغة مبسطة وواضحة والاعتماد على كلمات دقيقة ومفصلة حتى يظهر النص بسيطا ومفهوما وواضحا، ويجب استخدام جمل قصيرة وتجنب المصطلحات المتخصصة، وإذا كان الكاتب يجب ذكر بعض المصطلحات التي تحتاج إلى شرح، ويجب استبدال المصطلحات بكلمات مبسطة قدر الإمكان. يجب مراعاة القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم وما إلى ذلك.
جمع المعلومات من تقارير الوظائف
بعد اعتماد أسلوب الكتابة لا بد من البدء بجمع المعلومات حول التقرير، حيث يقوم الكاتب بجمع المعلومات من مصادر مختلفة من خلال البحث والتحقيق، سواء في الكتب أو من خلال التفتيش المباشر في الشركة أو عن طريق مقابلة الأشخاص وأخذ المعلومات منهم. ، ويجب إرفاق العديد من المستندات والأشغال والمستندات التي تم جمعها أثناء كتابة التقرير والمشار إليها في التقرير لتأكيد المعلومات. من بين المعلومات التي يجب عدم إغفالها أثناء كتابة تقرير العمل ما يلي
- الرسومات.
- الاستبيانات.
- بعض آراء الخبراء والعملاء في المقابلات معهم.
- بيانات توضيحية.
- إحصائيات.
- الدراسات والبحوث.
- معلومات مالية.
صياغة التقرير وفق هيكل محدد.
لكي يكون تقرير الوظيفة كاملاً ودقيقًا ومقبولًا، يجب أن يتضمن العديد من الأجزاء المهمة. لذلك، ينبغي إيلاء الاهتمام لهيكل التقرير العام. أهم أجزاء تقرير الوظيفة مذكورة أدناه
- صفحة العنوان هذه هي الصفحة الأولى من التقرير ويجب أن تتضمن العنوان الذي يوضح محتوى التقرير واسم ووظيفة الكاتب والشخص الموجه إليه التقرير وتاريخ كتابته.
- الملخص يتضمن الملخص المعلومات المختلفة الواردة في التقرير بشكل موجز وسريع، بالإضافة إلى عرض الأهداف والنتائج المرجوة من التقرير.
- المحتويات هذا جدول يعرض أقسام التقرير وبالتالي يقدم نظرة عامة مختصرة على أقسام التقرير ومحتواه.
- المقدمة يجب أن تكون المقدمة في بداية التقرير وأن تحتوي على نظرة عامة سريعة على أهمية التقرير، وتقديم القضايا التي يحاول التقرير التحقيق فيها.
- المناقشة هذه هي أهم أقسام التقرير والمقطع الذي يحتوي على معظم المعلومات والحقائق، حيث يتم مناقشة المشكلات والاقتراحات والأشياء الأخرى التي تدور حول الموضوع الرئيسي للتقرير.
- النتائج وهي التي يتم من خلالها الانتهاء مما تمت مناقشته في التقرير وتحديد ما إذا كانت أهداف التقرير ناجحة أم لا.
- التوصيات هذه هي نفس الاقتراحات التي يجب أن يقدمها التقرير كحلول متاحة للتخلص من المشكلات التي تمت مناقشتها في التقرير.
- يشمل هذا الجزء المصادر و المختلفة التي اعتمد عليها في تجميع المعلومات والحقائق الواردة في التقرير.
قالب كتابة تقرير العمل
قد يحتاج بعض الأشخاص إلى نموذج تقرير وظيفي بسيط من أجل تطويره بسرعة حيث يجب أن يتضمن النقاط المختلفة المذكورة أعلاه. فيما يلي نموذج لتقرير وظيفة أو شيء مشابه
شركة __________________
ناظر المدرسة __________________
بعد التحية الودية، يجب أن نعلمك أن __________________ “نص التقرير مكتوب هنا”.
تم إرفاق المستندات والمستندات المطلوبة بالتقرير وإرسالها إليك.
أرجو أن تتقبلوا خالص شكري واحترامي.
مقدمة _______________
موقع __________________
تاريخ __________________
ما هي أنواع التقارير
لا يوجد تصنيف عالمي محدد لتحديد أنواع التقارير، ولكن هناك بعض الأنواع الشائعة من التقارير التي يتم استخدامها بشكل شائع في عمليات دراسة التقارير المختلفة ويتم استخدامها في الممارسة
- التقرير الرسمي يتميز بالتنظيم العالي، والتركيز على النظام والإنصاف، ويتضمن تفاصيل كثيرة، ويلتزم بصيغة كتابة محددة.
- تقرير غير رسمي ويتكون من فقرات شبيهة بالرسائل القصيرة ومكتوبة بلغة بسيطة وحديثة قريبة من لغة الحياة اليومية.
- تقرير طويل هذا هو التقرير الأكثر رسمية، ولكن لا يوجد معيار لتحديد التقرير الطويل بدقة.
- تقرير قصير تقرير يتكون من صفحة واحدة أو أكثر وهو غير رسمي إلى حد ما.
- التقرير الإعلامي هو التقرير الذي يحتوي عادة على معلومات مهمة وواضحة، وهو تقرير سنوي يتم من خلاله نقل المعلومات بين أقسام الشركة.
- تقرير تحليلي يهدف هذا التقرير إلى دراسة مشكلة معينة ومحاولة إيجاد حلول مقترحة لها.
- تقرير الاقتراح وهو أحد أنواع التقارير التي تهدف إلى إيجاد حلول لمشكلة معينة، ووضع خطة لدراسة المشكلات ووضع الحلول المناسبة لها.
- التقرير الموازي هو التقرير الذي يتم كتابته ليتم نقله بين موظفي نفس الدائرة أو الوحدة الإدارية داخل الشركة أو المؤسسة أو داخل الوحدات الإدارية.
- التقرير العمودي هو التقرير الذي يتم توجيهه من الموظفين إلى المديرين أو من المديرين إلى الموظفين، ويعتمد تصنيفه على الحركة في اتجاه التقرير نفسه.
- التقرير الداخلي وهو الذي يتم تبادله داخل الشركة نفسها.
- التقرير الخارجي هو التقرير الذي يوجه خارج الشركة.
- التقرير الدوري هو التقرير الذي يصدر بشكل دوري في تاريخ معين.
- تقرير وظيفي – يتضمن هذا النوع العديد من التقارير التي تأخذ اسمها من الغرض الرئيسي منها، بما في ذلك التقارير المالية، وتقارير التسويق، والتقارير المحاسبية، إلخ.
ميزات كتابة تقرير وظيفي
تتميز التقارير عن غيرها من الوثائق والمستندات بضرورة مراعاة بعض النقاط التي تميزها وخاصة تقارير العمل. فيما يلي عدد من الخصائص التي تميز تقرير وظيفة عن الآخرين
- يجب التركيز على أهم المعلومات المتعلقة بموضوع التقرير أثناء الكتابة.
- يجب السعي إلى الدقة والمصداقية أثناء كتابة تقرير العمل وتجنب الغموض والخداع.
- يجب اعتماد أسلوب كتابة واضح حتى لا يتسبب التقرير في إرباك القارئ.
- من الضروري ذكر المعلومات بإيجاز وتجنب إطالة الشرح.
أهمية تقرير الوظيفة
تقارير العمل ذات أهمية كبيرة في الشركات والمؤسسات من خلال التواصل والتواصل بين الوحدات الإدارية المختلفة بالمؤسسة، وسوف نذكر أهمية التقرير بالتفصيل
- تعد تقارير الوظائف من وسائل الاتصال ونقل المعلومات لأنها تعتمد على البحث والتحقيق ثم تحليل البيانات ومن ثم تقديمها في شكل معلومات.
- تغطي التقارير مجموعة واسعة من الموضوعات المختلفة والقضايا المهمة وتقدمها بوضوح ودقة.
- يتم تنظيم المعلومات الواردة في التقارير وتنظيمها، وتمكن القارئ من فهم المعلومات الواردة فيها والاستفادة منها بشكل جيد.
كيف تكتب تقارير pdf
تحتاج كتابة التقرير إلى بعض الخطوات المهمة التي لا ينبغي إغفالها للحصول على تقرير كامل ودقيق، وقد تعلمنا عن مختلف الخطوات المطلوبة لذلك، وقد يرغب البعض في الحصول على شرح طريقة كتابة تقرير بتنسيق pdf مع من أجل قراءتها بواسطة الهاتف المحمول أو من الكمبيوتر واستخدامه لكتابة التقارير المطلوبة منه، يمكن للزوار كتابة تقرير عمل “pdf”.
في نهاية مقال بعنوان كيفية كتابة تقرير وظيفي، تعرفنا على ملخص عن تقرير الوظيفة، بالإضافة إلى نموذج لكتابة تقرير عمل جاهز للاستخدام ونموذج لتقرير يومي عن التقدم. من العمل. – صياغة التقارير اليومية.